Ежемесячный финансовый отчет составляется в начале месяца. Лучше всего — 1-го числа. Порядок действий следующий.

О Все листки учета за прошлый месяц вынимаются из бумажника и ящиков стола и выкладываются на стол.

О С листка оперативного учета расходов № 2 берется сумма расходов на закупку продуктов. Она складывается с предыдущим промежу точным итогом по статье «Пр» («Продукты») на листке бюджета за месяц № 1. Таким образом, итоговая сумма затрат на закупку продуктов вписывается в листок № 1. А листок № 2 для дальнейшего анализа расходов за предыдущий месяц нам больше не потребуется.

О Физически пересчитываются остатки денежных средств в кассе бизнеса/инвестиций, а также в личной кассе. Если реальные остатки не совпадают с расчетными, выведенными по результатам последних операций на листках № 4 и № 5, ищем, где и по какой причине могло возникнуть расхождение. Найдя ошибки в учете, исправляем их. Дописываем на листки учета недостающие операции. В результате реальные остатки по кассам должны совпасть с расчетными.

О Если реальные остатки по кассам совпали с расчетными, пересчитываем, сколько денег на данный момент в бумажнике. Складываем остаток в бумажнике с остатком в личной кассе. И получаем реальный остаток средств на личные расходы. Записываем его в нижнюю часть листка № 5. Таким образом, у нас есть реальные остатки средств на личные расходы как на начало отчетного месяца (мы его рассчитывали месяц назад — он записан в заголовке листка № 5), так и на конец отчетного месяца.

О Совпадение реальных остатков с расчетными дает нам первую степень достоверности учета. Теперь мы можем быть уверены, что отраженные операции прихода и расхода средств по обеим кассам за отчетный период в значительной степени соответствуют действительности.

О Следующий шаг — встречная проверка передачи средств из кассы бизнеса/инвестиций в кассу личных расходов. Эти операции отражены как расход на листке № 4 и как приход — на листке № 5. Сверяем листки друг с другом, ставим галочки рядом с совпадающими операциями. Если есть расхождения, выясняем причину, восстанавливаем реальную картину событий и убираем расхождения. В конечном счете встречные операции по листкам № 4 и № 5 должны полностью совпасть.

О Теперь, сложив все приходы из кассы бизнеса/инвестиций в кассу личных расходов за месяц (например, по соответствующим приходам на листке № 5), мы можем рассчитать, сколько всего за месяц было передано денег в кассу личных расходов. Из данной суммы нужно вычесть затраты по статье «Представительские». Эти деньги мы потратили на нужды бизнеса, а не на личные расходы. Разумеется, нужно не забыть, чтобы эти затраты были перенесены в финансовый отчет по бизнесу и учтены там. Итак, мы получили результирующую сумму, переданную из кассы бизнеса/инвестиций на личные расходы за месяц!

О В данный момент мы уже можем точно сказать, сколько денег было потрачено за месяц на текущие расходы и какая часть плановых затрат была оплачена непосредственно из собственного кармана (точнее, наличными из бумажника). Это можно рассчитать по простой формуле:


⇐ вернуться к прочитанному | | перейти на следующую страницу ⇒