4. Планируйте свои задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра

Про матрицу Эйзенхауэра написано во многих книгах по тайм-менеджменту. Согласно этому инструменту все задачи делятся на четыре типа по шкале важности и срочности.

Рис. 7.19. Матрица Эйзенхауэра

•    Важные и срочные задачи. Этими задачами обычно начинают заниматься сразу «по мере поступления» и продолжают заниматься до тех пор, пока они не будут выполнены. Например, это «неожиданно вспомнившийся» тендер на следующей неделе, о проведении которого было известно давно, но ничего для его подготовки не делалось.

•    Важные, но пока не срочные задачи. Это задачи, требующие регулярного бюджетирования времени: спорт, семья, здоровье, развитие подчиненных, подготовка к тендеру, который будет через полгода, то есть задачи, на которые времени постоянно не хватает.

•    Срочные, но не важные задачи. Эти оперативная текучка, задачи, которые обычно принимаются за важные и срочные задачи. Постоянные телефонные звонки, 95% которых можно обсудить по электронной почте, внешние прерывания в Open Space, незапланированные встречи «на минутку» длительностью в час.

•    Несрочные и неважные задачи. Это поглотители времени, на которые вообще не надо выделять время. Они индивидуальны для каждого человека. Это может быть, например, Интернет, телевизор, попытки работать в безресурсном состоянии, отвлечение на неприоритетные задачи, выполнение поручений, которые можно делегировать, и др.

Когда мы проводим хронометраж рабочего дня наших клиентов и последующий совместный анализ, то обычно распределение задач для среднего менеджера соответствует первому столбцу таблицы (рис. 7.20).

Рис. 7.20. Распределение по матрице Эйзенхауэра выполняемых в течение рабочего дня задач

Такое «распределение» приводит к тому, что текучка и форс-мажор съедают весь рабочий день, практически не оставляя ни минуты на стратегические задачи. Именно поэтому многие менеджеры приходят пораньше или задерживаются после работы.

Благодаря применению принципов тайм-менеджмента клиенты компании «Организация Времени» добиваются рекомендуемых значений. Это достигается за счет бюджетирования большей части времени на важные, но не срочные задачи, а также технологиям уплотнения текучки. Благодаря применению матрицы Эйзенхауэра сокращается форс-мажор и рабочий день становится управляемее и спокойнее. Посмотрим, как этого удалось добиться одному из наших клиентов.

Как управлять своими задачами с помощью Mind Manager и матрицы Эйзенхауэра

Валерий Шалаев, генеральный директор, «Акрон»

После тренингов по тайм-менеджменту и майнд-менеджменту я решил всерьез взяться за дело. Слишком много идей по улучшению жизни было в моей голове. Я расписал все текущие и желаемые задачи по матрице Эйзенхауэра, чтобы представить полную картину. Далее стали появляться новые и новые мысли, пришлось даже создавать отдельные карты для больших проектов. В итоге матрица моих задач сейчас выглядит следующим образом (рис. 7.21).

Рис. 7.21. Первый уровень задач из матрицы Эйзенхауэра


⇐ вернуться к прочитанному | | перейти на следующую страницу ⇒