В свое время наиболее распространенными дипломатическими документами были личные ноты. Когда сносились с министерством вербальными нотами, это означало, что отношения между двумя странами не были слишком дружественными. Но впоследствии вербальные ноты стали нормой дипломатической переписки и никак не отражают состояние отношений между государствами (хорошие они или плохие). Вербальные ноты охватывают самый широкий круг вопросов, начиная с запроса об агремане (в некоторых странах), информации, подтверждающей прибытие дипломатов в страну пребывания или его отъезде, визовых вопросов, и всех текущих проблем двусторонних отношений. Раньше вербальная нота определялась так:

1. Это — выражение, обычное в дипломатическом языке. Оно обозначает документ, содержание которого должно быть предметом серьезного рассмотрения, документ очень важный, но не предназначенный для опубликования. Это как бы важное заявление, сделанное устно и потом воспроизведенное на бумаге, чтобы оно (заявление) не забылось; сейчас, однако, вербальная нота может быть направлена и без устного заявления, а вместо вербальной ноты после устного заявления может быть оставлена «памятная записка».

Текст вербальной ноты составляется в третьем лице. Нота печатается на нотном бланке, имеет исходящий номер, нота не подписывается. В конце ноты ставится мастичная гербовая печать. Иногда на печати или в конце текста ноты руководитель посольства ставит свои инициалы.

В нижнем левом углу вербальной ноты указываются адреса (внизу на первой странице ноты) и дата отправления. Вербальная нота начинается с комплиментов и оканчивается ими, к примеру:

Посольство Российской Федерации свидетельствует свое уважение Министерству иностранных дел..............имеет честь сообщить, и в конце:

Посолытво пользуется этим случаем, чтобы возобновить Министерству уверения в своем весьма высоком уважении.

В некоторых случаях (например, при выражении протеста) комплименты опускаются. Они могут варьироваться, если в посланной министерству (посольству) ноте отсутствовал комплимент или не было, скажем, заключительного комплимента. Тогда в ответной ноте формула вежливости соизмеряется с характером комплиментов полученной вами ноты. Решение об этом принимается руководителем министерства (посольства).

Некоторые страны (например, США) заключительный комплимент опускают. При повторах полное наименование министерства и посольства не пишется, а просто указывается «министерство» или «посольство». В верхнем левом углу под гербом ставится исходящий номер. На конверте печатается адрес получателя ноты. В последнее время в некоторых министерствах и посольствах вербальные ноты пишутся на компьютере с заранее заготовленными обращениями и комплиментами.

Личная нота пишется в первом лице, печатается на нотном бланке с государственным гербом с подписью под гербом — «Министерство иностранных дел» или «Посольство». В правом верхнем углу бланка печатается название города и дата отправления. Особое внимание уделяется форме и прежде всего обращению, заключительному комплименту, правильному написанию фамилии адресата и его титулованию.

Министру: господин Министр, Ваше превосходительство.

Послу: господин Посол, Ваше превосходительство.

Посланнику: господин Посланник, господин Министр.

Временному поверенному в делах (если он посланник): господин поверенный в делах, господин.... (слово временный не пишется).

В Англии — обязательно упоминание дворянского титула адресата: сэр, лорд и т. д.

К лицам духовного звания (обращение к папе): Ваше святейшество.

К кардиналу: Ваше преосвященство.

К архиепископу: милорд архиепископ, Ваша светлость.

К епископу: милорд, Ваша милость.

К священнику: Ваше преподобие, сэр, господин, аббат.

Внешний вид писем. Раньше личные ноты писались от руки, сейчас, как правило, они печатаются на машинке, но обращение и заключительный комплимент желательно написать от руки, но не следует писать карандашом.

За обращением идет текст: Имею честь (/ have the honour). Заканчивается личная нота комплиментом как правило министру или послу: прошу Вас, господин Министр (Посол) принять уверения в моем весьма высоком уважении.

Посланнику: то же, плюс в моем высоком уважении.

Временному поверенному в делах (в ранге посланника): то же плюс в моем высоком уважении.

Личные ноты могут заканчиваться и другим комплиментом: Искренне Ваш, С уважением; можно повторить тот комплимент, который был употреблен в полученной вами ноте. Адрес в личной ноте пишется в левом углу первой страницы и состоит из имени, фамилии и должности лица, иногда и титула.

Обычно личной нотой посол извещает других послов о вручении им верительных грамот или о прибытии в столицу страны пребывания (в Англии и некоторых других странах). Как правило, это делается в день вручения грамот или в день прибытия. В советах студентам института заграничной службы США относительно техники составления дипломатических нот говорится: «Будьте кратки. Приведите в порядок ваши мысли. Будьте выразительны. Пишите краткими предложениями. Отредактируйте текст несколько раз, тщательно считайте текст, распечатанный на машинке».

В последнее время, начиная с 50-х годов, практикуется обмен нотами между правительствами. Как правило, такие ноты посылаются по наиболее важным международным проблемам, иногда в них вводится и комплимент, типа Правительство Российской Федерации свидетельствует свое уважение и т. д. и т. п.